DocuBizz

Häufig gestellte Fragen über den DocuBizz Cloud-Service

F: Erfüllt DocuBizz die Anforderungen der GoBD?

A: Ja, DocuBizz erfüllt die Anforderungen der GoBD vollständig. Für jeden Beleg ist die Vollständigkeit sämtlicher Informationen sowie die Unveränderbarkeit gewährleistet. Das Hosting der DocuBizz-Cloud in einem ISO-zertifizierten und jährlich durch PwC (PricewaterhouseCoopers) geprüften Rechenzentrum bietet die technische Grundlage auf höchstem Sicherheitsniveau.

F: Müssen alle Rechnungen gescannt werden oder kann mein Lieferant PDF-Rechnungen direkt an DocuBizz senden?

A: Letzteres ist Standard. Sie erhalten eine spezifische Emailadresse für Ihr DocuBizz-System, um Belege direkt empfangen zu können. Somit ist dann kein Drucken und Scannen erforderlich.

F: Sind PDF-Rechnungen, die per Email ins Unternehmen kommen ebenfalls gesichert verarbeitbar?

A: Ja, DocuBizz erhält die Belege direkt mit dem Posteingang und sichert GoBD-konform auch die Originaldateien. Ebenso ist es möglich, die Email selber zu archivieren. Der komplette Bearbeitungsflow wird genauso dokumentiert wie bei Papierrechnungen und ist sowohl unveränderbar als auch unlöschbar für  die gesamte Aufbewahrungsfrist archiviert.

F: Untertützt DocuBizz das ZUGFeRD- und das xRechnung-Format?

A: Ja, DocuBizz unterstützt beide Formate in allen  Versionen. DocuBizz präsentiert die Rechnungen genauso wie alle anderen Belege, so dass der Anwender einheitlich arbeiten kann und darüber hinaus mit 100%iger Sicherheit stimmige Daten vorgeschlagen bekommt.

F: Läuft DocuBizz nur unter Microsoft Windows?

A: Nein, Sie können DocuBizz neben Windows auch unter Apple Mac OS, Linux, BSD etc. verwenden.

F: Ist der DocuBizz-Service eine Website?

A: Nein, DocuBizz ist eine echte Softwarelösung, die über das Internet betrieben und  mit Daten beliefert wird. Die Lösung sieht genauso aus wie Applikationen, die Sie von Ihren eigenen Servern laufen lassen.

F: Bin ich der Eigentümer der Daten, die in der DocuBizz-Cloud gespeichert werden und kann ich die herunterladen und eine Kopie auf meinen eigenen Servern ablegen?

A: Sie sind der Eigentümer Ihrer Daten. Sie können jederzeit den vollen Datenbestand Ihrer Datenbank direkt aus Ihrem DocuBizz-Client heraus herunterladen und eine lokale Kopie speichern.

F: Wir haben Mitarbeiter, die Belege prüfen oder recherchieren müssen, aber für die keine Lizenz des ERP-Systems existiert. Können diese DocuBizz verwenden?

A: Ja, Sie können in DocuBizz auch Benutzer anlegen, die nicht über eine ERP-Lizenz verfügen. Sie müssen also keine weiteren ERP-Benutzerlizenzen kaufen. Die meisten unserer Anwender haben mehr DocuBizz- als ERP-Benutzer

F: Kann ich zu einem anderen ERP-System wechseln und dort mit DocuBizz weiterarbeiten?

A: Ja, wir versorgen Sie gerne mit einer für Ihr neues ERP-System angepassten DocuBizz-Version. Ihre bisherigen Belege bleiben dabei natürlich im Archiv verfügbar.

F: Ist DocuBizz DATEV-kompatibel?

A: Ja, wir bieten eine von der DATEV zertifizierte Schnittstelle an mit Anbindung an DATEV-Online. Damit ist es egal, ob Sie also selber in den DATEV-Lösungen buchen oder die Buchhaltung von der Steuerkanzlei übernommen wird. DocuBizz erleichtert damit sowohl Ihnen als auch der Kanzlei die Arbeit und liefert darüber hinaus tagesaktuelle Daten.

F: Kann man zusätzlich ein externes Bestellsystem anbinden?

A: Ja, DocuBizz wird dadurch zur Middleware, die zwischen die Rechnungsverarbeitung sowohl an das Bestellsystem zur Fakturierung gelieferter Waren und der kostenseitigen Verbuchung im Finanzbuchhaltungssystem geschaltet wird. Die Verarbeitung findet in DocuBizz für beide Systeme in einem logisch aufgebauten Schritt statt.

F: Kann man DocuBizz auf einem Terminalserver und unter Citrix verwenden?

A: Ja, DocuBizz läuft problemlos auf beiden Umgebungen

F: Wo werden meine kritischen Buchhaltungsdaten gespeichert, wenn ich DocuBizz verwende?

A: Wie heute, Ihre kritischen Buchhaltungsdaten werden in Ihrem ERP-System gespeichert. DocuBizz liefert Ihnen jedoch eine zusätzliche Kopie. Die Belege in DocuBizz sind über einen eindeutigen Index mit den Buchungen im ERP-System GoBD-konform verbunden.

F: Wo werden die digitalen Kopien meiner Lieferantenbelege gespeichert, wenn ich DocuBizz verwende?

A: Wir speichern die digitalen Kopien Ihrer Lieferantenbelege in einem hoch modernen, hoch abgesicherten, ISO-zertifizierten Rechenzentrum mit höchster Ausfallsicherheit mit Sitz in Dänemark. Zusätzlich können Sie jederzeit eine vollständige Kopie Ihrer Daten auf Ihren lokalen Rechner herunterladen.

F: Ist die Datenhaltung in Dänemark für deutsche Kunden erlaubt

A: Ja, die Archivierung von Rechnungskopien ist gem. UStG uneingeschränkt in der kompletten EU erlaubt. Falls Sie wünschen, bieten wir Ihnen auch zu einem kleinen Aufpreis das Hosting in der Microsoft Azure Deutschland-Cloud oder einem weiteren Cloudanbieter Ihrer Wahl an.

F: Wie lange speichern Sie die digitalen Kopien meiner Lieferantenbelege, wenn ich DocuBizz verwende.

A: Für Sie als DocuBizz-Anwender speichern wir eine Kopie Ihrer Lieferantenbelege für mindestens 10 Jahre, entsprechend den Anforderungen der GoBD sowie der DsGVO. Falls Ihre Branche andere Aufbewahrungsfristen vorsieht, werden diese natürlich berücksichtigt.

F: Muss ich hohe Investitionen in Scannersysteme tätigen?

A: Nein, häufig lassen sich bestehende Systeme bereits verwenden. Falls Sie über kein System verfügen oder Ihr System verwendet werden kann, geben wir Ihnen Empfehlungen zu Systemen mit perfektem Preis-/Leistungsverhältnis